企业知识库共享协同难?或许你需要一个知识管理系统 | bpm-九游会平台靠谱吗

编者按:知识共享对企业的发展具有重要意义,本文从知识共享方面介绍了天翎知识文档管理系统是如何为企业分忧的。

概要:

(1)如何实现知识共享

(2)知识共享案例展示


在知识经济时代,知识分享正是提升企业学习能力的关键一环,是增强企业核心竞争力的有效手段。知识共享对企业具有重要意义:

  1. 知识共享有助于释放企业内部动力;

  2. 知识共享可以促进部门间沟通交流;

  3. 知识共享有助于员工个人职业发展。

如何实现知识共享

实现企业内部知识共享,首先,当然是从思想层面做起,让公司领导层和员工偶读意识到知识共享的益处。其次,需要在企业内部搭建起知识管理体系。

当然,如果我们能借助一个专业级的知识管理系统,必然可以事半功倍。可以选用一个历史比较悠久的厂商,技术稳定,质量和服务更有保证。比如老厂商天翎,天翎自2003年开发研发,是国内最早从事快速开发平台研发和应用的厂商之一,至今已经18年历史,平台源代码已达200万行,客户累计授权超10万 ,拥有丰富的开发经验。

而天翎知识文档管理系统(天翎kms),在知识共享方面颇有建树。

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(图释:天翎kms九游会贴吧主页)

一.知识的来源

共享的前提是“有物可享”,这就涉及到文档上传。天翎知识文档管理系统支持按照三种分类方式上传,分别是组织架构、标签、文档类型。

  1. 按照组织架构分类:按部门的维度整理部门的知识体系,也可以按照团队,其中包含部门文件库分类管理,文件夹的上传,批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

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(图释:天翎kms文档上传演示)

  1. 按照标签分类:在批量上传的同时对文档批量做标签,同时支持一文档多标签的形式,支持标签的分类管理;如果在一定词频和词库基础上,继续添加文档,系统会自动匹配标签。

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(图释:天翎kms标签分类演示)

(3)按文档类型分类:文件夹的文档、视频、音频几种分类。

二.共享与协作

有了可以共享的知识后,就可以进行共享了。天翎知识文档管理系统支持文档资料分享和全文检索(主动),也支持相关文档推送(被动)。

(1)文档资料分享

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(图释:天翎kms资料共享演示)

(2)全文检索:天翎知识文档系统支持按照部门维度、员工维度进行全文检索,支持高级检索,如模糊搜索、分词搜索、编号搜索等,同时体现最新浏览,最新分享,最新搜索,移动端检索功能,搜索结果根据标签权重进行排序。

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(图释:天翎kms全文检索演示)

(3)相关文档推送:在企业单位文档形成一定数据后,在办公、业务中文档系统能够利用大数据进行相关知识推送,让文档发挥最大的用处,帮助企业在办公、业务流程中起到辅助作用。

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(图释:天翎kms相关文档推送演示)

在文档协作方面,天翎知识文档管理系统支持在线预览和在线编辑。

(4)在线预览:支持数十种格式文档的在线阅读,与office无缝集成,支持在线编辑各类office、wps文档等文本类文档,也支持csd等特殊格式文档的在线预览。

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(图释:天翎kms csd在线预览演示)

  1. 在线编辑:支持不同文档格式的在线协作编辑,多人同时在线编辑无压力。

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(图释:天翎kms在线编辑演示)

三.文档共享安全管理

在文档共享的过程中,不可避免地会遇到文档安全问题,天翎知识文档管理系统支持权限管理和水印设置,给文档共享上一把“安全锁”。

(1)权限管理:细密的权限设置,灵活的权限组合,可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限,系统支持目录权限设置及单文件权限设置,防止文档泄密,有效控制各种损失。

可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。

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(图释:天翎kms文件授权演示)

(2)文档审批:按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。

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(图释:天翎kms文件流程审批演示)

  1. 水印设置:文档查看、下载、打印自加动态水印,正文、附件都可以设置水印,有效防止文档外泄。

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(图释:天翎kms水印设置演示)

知识管理案例展示

工业和信息化部电子第五研究所(中国赛宝实验室)始建于1955年,是中国最早从事可靠性研究的权威机构,多年来从事课题项目的研究与实施,其项目管理过程在线下完成,其产生的成果文档也以传统的文件夹分门别类存储。

使用天翎kms之前主要问题:

  1. 项目管理过程以及文档的存储检索不便,效率低下,影响使用。

  2. 知识库无法有效协作共享,文件分散在不同电脑,难以统一备份。

引入天翎kms之后系统获得优化:

(1)知识文档: bpm端到端流程打通的思路可以让知识文档与项目管理完美衔接,各个阶段产生的知识成果经过审批均能实现体系化、自动化归档。

(2)项目管理:利用bpm流程管理方法论对科技项目流程进行梳理,从项目申报、项目立项、合同签订、方案评审、项目执行到项目验收形成清晰的脉络。

(3)费用管控:项目收支是科技项目管理成效的体现,通过提炼核心指标、归口分析口径,项目收支明细转化为宏观看板及核心数据,让科研院所从容掌控全局、让科技项目经费高质转化。

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